Esitystekniikka on hotelleille ja joillekin ravintoloillekin kilpailutekijä - tilaisuuksien järjestäjät tarvitsevat datatykkien ja videoiden kaltaista perustekniikkaa, mutta lisämahdollisuuksia on paljon. Markkinointiviestejä, opastuksia ja tiedotteita voidaan jakaa samojen päätteiden avulla niin asiakkaille, vieraille kuin henkilökunnallekin.

Perinteiset kalvoja käyttävät piirtoheittimet ovat jo vaihtuneet lähes kokonaan dokumenttikameroihin: alustalle voidaan laittaa mikä tahansa kuva tai teksti, ja dokumenttikamera heittää kuvan seinälle ja jopa säilyttää sen muistissa esimerkiksi dokumentin vaihtamisen ajan.

Yleisesti käytettävät video- ja datatykit jäävät suurten, litteiden näyttöjen jalkoihin; tykkien asianmukainen asennus ja lyhyet huoltovälit tekevät niistä näyttöihin verrattuna kömpelöitä ja viime kädessä kalliita ratkaisuja. Suurten litteiden näyttöjen korkeiden hintojen takia tykit ovat kuitenkin välttämättömiä suurissa tiloissa vielä vuosien ajan.

Interaktiiviset piirtotaulut tulossa

Perinteisen tyhmän näyttöpäätteen tilalle ovat nyt myös hiipimässä interaktiiviset piirtotaulut. Piirtotauluja käytetään etenkin opetusympäristössä, mutta niiden edut on jo havaittu liike-elämässäkin.
Piirtotaulu muistuttaa tavallista valkoista tussitaulua, jollaisena sitä voi myös käyttää. Tietokoneeseen yhdistetyn dataprojektorin kanssa piirtotaulu on kuitenkin paljon enemmän - taululle voidaan vaikka piirtää ja merkinnät tallentuvat myös tietokoneelle. Taulun sisältö voidaan siis kopioida, tulostaa, julkaista netissä tai lähettää vaikka livenä netin yli, jolloin etäneuvotteluissa on aivan uutta läsnäolon tuntua. Tietokonetta voidaan myös ohjata suoraan taululle piirtämällä, kuten kaikkia tietokoneen ohjelmiakin.

SmartBoard työkaluna. Sama näkymä on jaettu BridgIt-ohjelmalla etäpisteisiin.

Clarity LCD -näyttö osana informaatiojärjestelmää vie viestin oikeaan paikka.
Kuvat: Aronet

Piirtotaulujen toteutustapoja on lukuisia, kuten piirtokohdan tunnistus kahden pyörivän lasersäteen kolmiomittauksella, tai piirtotikku, joka lähettää ultraääntä, minkä sijainnin näyttö kolmiomittaa. Toteutustapa asettaa kuitenkin rajoituksensa - joissakin malleissa näytölle voi piirtää vain erikoiskynällä ja toisissa piirron painovoimakkuus voidaan tunnistaa.
Myös projisointitavoissa on eroja. Etuprojisoinnissa esiintyjän varjo häiritsee yleisöä ja tilaa tarvitaan runsaasti näytön edessä. Takaprojisointi vaatii tilaa näytön takaa. Joissakin malleissa kuva heijastetaan yläviistosta edestä, mikä pienentää etuprojisoinnin ongelmia. Myös litteitä tauluja on saatavilla.
Oikean näytön valinnassa on kiinnitettävä huomiota sijoituspaikkaan ja käyttötarkoitukseen myös tulevaisuudessa, sillä aktiivinäyttöjen hinnat ovat toistaiseksi korkeita. Esimerkiksi Hitachi Starboard 75 maksaa 2 500 euroa ja lisäksi tarvitaan vielä dataprojektori. Lisävarusteitakin on, kuten yleisölle jaettava pieni piirtotaulu, jolla voidaan muokata taulun sisältöä omasta "pulpetista" käsin. Tietenkin langattomuus esimerkiksi Bluetooth-yhteyden kautta on mahdollista. Litteän LCD- tai plasmanäytön muuttaminen vuorovaikutteiseksi onnistuu näytön päälle asetettavalla läpinäkyvällä sabluunalla. Vaikka tällaiselle näytölle ei voi piirtää ja valoteho laskee 10-20 prosenttia, pitkä käyttöikä ja vähäinen tilavaatimus tekevät siitä kiinnostavan vaihtoehdon.

Yhteensopivuus ongelmana

Teknologian osalta pätee vanha viisaus ketjusta, joka on yhtä vahva kuin sen heikoin lenkki. Perinteinen datatykki yhdistettynä asiakkaan notebook-tietokoneeseen toimii jotenkuten, mutta siinäkin esiintyy helposti ongelmia - asiakkaan laajakulmanäytölle optimoitu esitys jättää usealla projektorilla reunat näkymättömiin. Perinteinen PowerPoint-esitys & paperinen esitysmateriaali vielä menee, jos asiakas onnistuu kytkemään tietokoneensa kokoustilan tykkiin.

Mutta miksi asiakkaan pitäisi raahata tietokonetta mukana? Muistitikkujen ja romppujen aikakaudella voisi olettaa, että helpompikin ratkaisu olisi olemassa, kuten hotellin tai ravintolan oma kone. Tällöin yhteensopivuusongelmilta vältyttäisiin ja henkilökuntakin saattaisi osata auttaa ongelmatilanteissa. Joissakin datatykkimalleissa on olemassa USB-liitäntä, jolloin tietokonetta ei tarvita välttämättä lainkaan.

Entä jos asiakas haluaa, että esitys tai kokous on nähtävissä muussa sijainnissa kuten netin yli, tai että se videoidaan ja toimitetaan yleisölle myöhemmin dvd:llä? Asiakaspalvelun lisäksi laajempien fasiliteettien tarjoaminen voi olla laskutettavaa liiketoimintaa, joka johtaa uusintaostoon ja maireisiin kehuihin puskaradiossa.

Teknisissä ongelmissa ei ole mitään uutta, niiden kanssa on aina painittu ja painitaan jatkossakin.
Hotellit ja ravintolat voisivat mennä itseensä, koska toistaiseksi en ole nähnyt yhdenkään suomalaisen hotellin verkkosivuilla teknisiä ohjeita, enkä ole niitä esitelmöidessäni eri tilaisuuksissa nähnyt edes paikan päällä. Olisi paljon helpompaa laittaa kattavat tekniset tiedot ja ohjeet verkkosivuille, jolloin vältyttäisiin henkilökunnan rasittamiselta aina samoilla kysymyksillä. Tilaisuudesta voisi jäädä asiakkaillekin parempi maku suuhun, kun ei aina tarvitsisi tulla paikalle jo edellisenä päivänä selvittämään tekniikan toimivuutta.

Tilaisuusisännöinnistä bisnes?

Marriot International -hotelliketjun Eventcom International (www.eventcominternational.com), vastaa keskitetysti ketjun kaikkien hotellien asiakkaiden kokous- ja konferenssitarpeista. Vuonna 1993 ketjun hotellien välisten videoneuvotteluiden järjestämiseen perustettu yksikkö pystyy järjestämään asiakkaille vaikka televisiolähetyksen tasoista salattua kaksisuuntaista viestintää satelliittilinkin avulla, tavallisen webstreamin ja järjestämään aterioinnit ja majoitukset.

Yhtiö pystyy myös järjestämään vuorovaikutteista ohjelmaa ja siihen tarvittavaa tekniikkaa yleisön mukaan tempaamiseksi. Oma tuotantoyhtiö ei ole ollut huono idea, sillä tällöin tuotantoyhtiö ja hotelli tuntevat toisensa. Asiat sujuvat jouhevasti - ja rahat pysyvät Marriot-konsernissa. Asiakaskin hyötyy, kun homma toimii yhdellä tarjouspyynnöllä, yhteyshenkilöllä ja laskulla.

Verkossa

Avainsanat verkkohakuihin:
Presentation technology/esitystekniikka, interactive whiteboard/interaktiivinen piirtotaulu

Hotellien kokoustilojen vaatimuksista

Erinomainen kokoussuunnittelijan teknologiaopas

Laitetoimittajia:

Aronet Oy
Rajatorpantie 8 C-talo, 01600 Vantaa
Puh. 09-849 4133
www.aronet.fi

Visualservice Oy
Rajatorpantie 8 C-talo, 01600 Vantaa
Puh. (09) 8494 1348
www.visualservice.fi

Kovotekniikka Oy
Teräskatu 19, 21110 Naantali
Puh. (02) 4378 800
www.kovotekniikka.fi

Oy Hedcom Ab
Lauttasaarentie 50, 00121 Helsinki
Puh. (09) 6828 4600
www.hedcom.fi

Noretron Yhtiöt
Mankkaantie 32, 02180 Espoo
Puh. 010 525 8000
www.noretron.fi

Avecom Media Oy
Kypärätie 4, 40630 Jyväskylä
Puh. 041-211 965
www.avecom.fi

Studiotec Oy
Kuusiniemi 2, 02710 Espoo
Puh. 0207-512 325
www.studiotec.fi

Soundata Oy
Kaanaankatu 1 C, 00560 Helsinki
Puh. (09) 4769 3300
www.soundata.fi

Elektroni
Insinöörinkatu 7, 00880 Helsinki
www.elektroni.fi

EP-Engineering Oy MediaSolution
Karrintie 1C, 01801 Klaukkala
Puh. (09) 879 5639
www.mediasolution.fi